إدارة المكاتب و السكرتارية
نظام إدارة المستندات
تعلّم دورة نظام إدارة المستندات المشاركين كيفية توصيف نظام إدارة المستندات وتصميمه وإعداده على أساس تصنيف سليم وضبط إصدارات وصلاحيات وقواعد احتفاظ. ويعمل المتدربون على بيئات مستندات حقيقية ويخرجون بخطة تطبيق لمدة 90 يومًا.
المقدمة:
لا يقدم نظام إدارة المستندات قيمة إلا عندما تكون القواعد وراءه سليمة. فالبرمجيات لا تحدد ما يُحفظ ولا من يعتمد الإصدار ولا أي نسخة هي المعتمدة، بل يجب أن يحدد الناس هذه الخيارات أولًا. وتمنح دورة نظام إدارة المستندات المشاركين الإطار وتفكير الإعداد لبناء نظام يعمل. كما تغطي الدورة التصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات وتصميم سير العمل والصلاحيات والرقمنة والاحتفاظ والجهوزية للتدقيق. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على تصميم نظام إدارة مستندات وتشغيله بما يصمد أمام التدقيق.
أهداف دورة نظام إدارة المستندات:
- تحديد المتطلبات التي يجب أن يلبيها نظام إدارة المستندات.
- بناء مخططات التصنيف والترقيم وهياكل البيانات الوصفية.
- تصميم ضبط الإصدارات بترميز الحالة وحالات الموافقة.
- إعداد صلاحيات الوصول والأدوار ومستويات السرية.
- تصميم سير عمل الموافقات وقواعد التوجيه في النظام.
- تطبيق متطلبات ISO 9001 وISO 15489 على تصميم النظام.
- تخطيط الرقمنة والاستيراد والترحيل إلى النظام.
- وضع قواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني داخل النظام.
- اختبار النظام وتدقيقه والتحقق منه مقابل المتطلبات.
- قياس أداء النظام بمؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على بيئات مستندات حقيقية.
- تمارين موجّهة لتحديد المتطلبات وتصميم النظام.
- تدريب على إعداد البيانات الوصفية وسير العمل والصلاحيات.
- محاكاة للترحيل والتحقق بمجموعات بيانات اختبارية.
- دراسات حالة لتطبيقات ناجحة وفاشلة.
- خطة عمل تربط كل خيار تصميمي بنظام المشارك نفسه.
الفئات المستهدفة:
- مديرو وضابطو المستندات والسجلات.
- المدراء الإداريون ومديرو المكاتب الذين يطبقون أنظمة المستندات.
- مسؤولو ومديرو أنظمة إدارة المستندات.
- مهنيو الجودة والالتزام والتدقيق.
- مديرو المشاريع الذين يديرون تطبيقات أنظمة المستندات.
- موظفو تقنية المعلومات الداعمون لمنصات إدارة المستندات.
محتوى دورة نظام إدارة المستندات:
المتطلبات وأسس النظام
- • تعريف نطاق نظام إدارة المستندات وأهدافه.
- • جمع متطلبات المستخدمين والقانون والتدقيق.
- • تطبيق المعلومات الموثقة في ISO 9001 ومبادئ ISO 15489.
- • رسم دورة حياة المستند داخل النظام.
- • تحديد مخاطر الأنظمة ضعيفة التوصيف.
- • تقييم نضج بيئة المستندات الحالية.
- • إكمال قائمة فحص متطلبات النظام.
التصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات
- • تصميم مخططات التصنيف وخطط الملفات في النظام.
- • بناء قواعد الترقيم واصطلاحات التسمية.
- • تعريف حقول البيانات الوصفية والسمات الإلزامية والفهارس.
- • تصميم ضبط الإصدارات بترميز الحالة وسجل التعديلات.
- • إدارة حالات المسودة والمعتمد والمستبدل والملغى.
- • منع السجلات المكررة والمنقطعة.
- • صياغة مواصفة للبيانات الوصفية وضبط الإصدارات.
سير العمل والصلاحيات والأمن
- • تصميم سير عمل الموافقة والمراجعة بقواعد التوجيه.
- • تطبيق إعدادات التفويض والتصعيد والتذكير.
- • إعداد أدوار المستخدمين والصلاحيات ومستويات الوصول.
- • تطبيق تصنيفات السرية والوصول بحسب الحاجة.
- • إدارة مسارات التدقيق والتسجيل والتقاط الأدلة.
- • تلبية متطلبات أمن المعلومات وحماية البيانات.
- • صياغة مواصفة لسير العمل والصلاحيات.
الاستيراد والترحيل والرقمنة
- • تخطيط المسح والاستيراد إلى نظام المستندات.
- • تطبيق معايير OCR والدقة والتحقق من الفهرسة.
- • تصميم هياكل الاستيراد الجماعي وربط البيانات الوصفية.
- • التحقق من البيانات المرحّلة واختبار دقة الاسترجاع.
- • إدارة الأنظمة القديمة وإيقافها.
- • تطبيق ضمانات النسخ الاحتياطي والتكرار والتعافي من الكوارث.
- • مراجعة خطة ترحيل وتحقق.
الاحتفاظ والاختبار والتحسين المستمر
- • إعداد قواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني.
- • اختبار سير العمل والضوابط مقابل المتطلبات.
- • تدقيق النظام وتوثيق الأدلة.
- • تدريب المستخدمين وبناء انضباط التبني.
- • قياس الأداء بمؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
- • مراجعة أداء النظام والتخطيط للتحسين.
- • إعداد خطة عمل لنظام إدارة المستندات لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة نظام إدارة المستندات بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لتوصيف نظام إدارة المستندات وتصميمه وإعداده حول تصنيف سليم وضبط إصدارات وصلاحيات وقواعد احتفاظ. كما سيمتلكون مهارات في تحديد المتطلبات وتصميم البيانات الوصفية وضبط الإصدارات وإعداد سير العمل والأمن وضبط الترحيل وتدقيق النظام تحوّل البرمجيات إلى ضبط فعلي. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على بيئات مستندات حقيقية، ليعود المشاركون قادرين على تطبيق نظام تعتمد عليه مؤسستهم.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "نظام إدارة المستندات"؟
هي دورة تغطي كيفية توصيف نظام إدارة المستندات وإعداده ليضبط المستندات فعلًا. وتتناول تحديد المتطلبات والتصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات وتصميم سير العمل والصلاحيات والرقمنة والترحيل وقواعد الاحتفاظ واختبار النظام وتدقيقه.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "نظام إدارة المستندات"؟
يحدد المشاركون المتطلبات قبل الشراء أو الإعداد فيناسب النظام احتياجات قانونية وتدقيقية حقيقية. كما يمنعون السجلات المكررة والقديمة ويضبطون الوصول بشكل صحيح ويرحّلون البيانات دون فقدان ويثبتون التزام النظام في التدقيقات بأدلة موثقة.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "نظام إدارة المستندات"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: تحديد المتطلبات وتصميم النظام، وتصميم البيانات الوصفية وضبط الإصدارات، وإعداد سير العمل والأمن، وضبط الترحيل وتدقيق النظام. وتتكامل هذه المهارات لتحويل برمجيات إدارة المستندات إلى حوكمة موثوقة للمستندات.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "نظام إدارة المستندات"؟
تغطي الدورة متطلبات المعلومات الموثقة في ISO 9001 ومبادئ إدارة السجلات في ISO 15489، ومخططات التصنيف وخطط الملفات، وقواعد الترقيم واصطلاحات التسمية، وحقول البيانات الوصفية وتصميم الفهارس، وضبط الإصدارات بترميز الحالة وسجل التعديلات، وتصميم سير عمل الموافقة والمراجعة، وإعداد الأدوار والصلاحيات، وتصنيفات السرية، ومسارات التدقيق والتسجيل، ومعايير جودة OCR والمسح، والاستيراد الجماعي وربط البيانات الوصفية، وقواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني، وممارسات النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث، ومؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "نظام إدارة المستندات" في بيئة العمل الفعلية؟
يكتب المشاركون قائمة فحص متطلبات لنظامهم ويصممون مواصفة بيانات وصفية وضبط إصدارات ويعدّون هيكل سير عمل وصلاحيات. كما يخططون ترحيلًا ويتحققون منه ويختبرون الضوابط مقابل المتطلبات ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لتطبيق نظام إدارة المستندات أو تحسينه.
اتصل بفريقنا ودعنا نساعدك في العثور على الخيار المناسب.
المقدمة:
لا يقدم نظام إدارة المستندات قيمة إلا عندما تكون القواعد وراءه سليمة. فالبرمجيات لا تحدد ما يُحفظ ولا من يعتمد الإصدار ولا أي نسخة هي المعتمدة، بل يجب أن يحدد الناس هذه الخيارات أولًا. وتمنح دورة نظام إدارة المستندات المشاركين الإطار وتفكير الإعداد لبناء نظام يعمل. كما تغطي الدورة التصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات وتصميم سير العمل والصلاحيات والرقمنة والاحتفاظ والجهوزية للتدقيق. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على تصميم نظام إدارة مستندات وتشغيله بما يصمد أمام التدقيق.
أهداف دورة نظام إدارة المستندات:
- تحديد المتطلبات التي يجب أن يلبيها نظام إدارة المستندات.
- بناء مخططات التصنيف والترقيم وهياكل البيانات الوصفية.
- تصميم ضبط الإصدارات بترميز الحالة وحالات الموافقة.
- إعداد صلاحيات الوصول والأدوار ومستويات السرية.
- تصميم سير عمل الموافقات وقواعد التوجيه في النظام.
- تطبيق متطلبات ISO 9001 وISO 15489 على تصميم النظام.
- تخطيط الرقمنة والاستيراد والترحيل إلى النظام.
- وضع قواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني داخل النظام.
- اختبار النظام وتدقيقه والتحقق منه مقابل المتطلبات.
- قياس أداء النظام بمؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على بيئات مستندات حقيقية.
- تمارين موجّهة لتحديد المتطلبات وتصميم النظام.
- تدريب على إعداد البيانات الوصفية وسير العمل والصلاحيات.
- محاكاة للترحيل والتحقق بمجموعات بيانات اختبارية.
- دراسات حالة لتطبيقات ناجحة وفاشلة.
- خطة عمل تربط كل خيار تصميمي بنظام المشارك نفسه.
الفئات المستهدفة:
- مديرو وضابطو المستندات والسجلات.
- المدراء الإداريون ومديرو المكاتب الذين يطبقون أنظمة المستندات.
- مسؤولو ومديرو أنظمة إدارة المستندات.
- مهنيو الجودة والالتزام والتدقيق.
- مديرو المشاريع الذين يديرون تطبيقات أنظمة المستندات.
- موظفو تقنية المعلومات الداعمون لمنصات إدارة المستندات.
محتوى دورة نظام إدارة المستندات:
المتطلبات وأسس النظام
- • تعريف نطاق نظام إدارة المستندات وأهدافه.
- • جمع متطلبات المستخدمين والقانون والتدقيق.
- • تطبيق المعلومات الموثقة في ISO 9001 ومبادئ ISO 15489.
- • رسم دورة حياة المستند داخل النظام.
- • تحديد مخاطر الأنظمة ضعيفة التوصيف.
- • تقييم نضج بيئة المستندات الحالية.
- • إكمال قائمة فحص متطلبات النظام.
التصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات
- • تصميم مخططات التصنيف وخطط الملفات في النظام.
- • بناء قواعد الترقيم واصطلاحات التسمية.
- • تعريف حقول البيانات الوصفية والسمات الإلزامية والفهارس.
- • تصميم ضبط الإصدارات بترميز الحالة وسجل التعديلات.
- • إدارة حالات المسودة والمعتمد والمستبدل والملغى.
- • منع السجلات المكررة والمنقطعة.
- • صياغة مواصفة للبيانات الوصفية وضبط الإصدارات.
سير العمل والصلاحيات والأمن
- • تصميم سير عمل الموافقة والمراجعة بقواعد التوجيه.
- • تطبيق إعدادات التفويض والتصعيد والتذكير.
- • إعداد أدوار المستخدمين والصلاحيات ومستويات الوصول.
- • تطبيق تصنيفات السرية والوصول بحسب الحاجة.
- • إدارة مسارات التدقيق والتسجيل والتقاط الأدلة.
- • تلبية متطلبات أمن المعلومات وحماية البيانات.
- • صياغة مواصفة لسير العمل والصلاحيات.
الاستيراد والترحيل والرقمنة
- • تخطيط المسح والاستيراد إلى نظام المستندات.
- • تطبيق معايير OCR والدقة والتحقق من الفهرسة.
- • تصميم هياكل الاستيراد الجماعي وربط البيانات الوصفية.
- • التحقق من البيانات المرحّلة واختبار دقة الاسترجاع.
- • إدارة الأنظمة القديمة وإيقافها.
- • تطبيق ضمانات النسخ الاحتياطي والتكرار والتعافي من الكوارث.
- • مراجعة خطة ترحيل وتحقق.
الاحتفاظ والاختبار والتحسين المستمر
- • إعداد قواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني.
- • اختبار سير العمل والضوابط مقابل المتطلبات.
- • تدقيق النظام وتوثيق الأدلة.
- • تدريب المستخدمين وبناء انضباط التبني.
- • قياس الأداء بمؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
- • مراجعة أداء النظام والتخطيط للتحسين.
- • إعداد خطة عمل لنظام إدارة المستندات لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة نظام إدارة المستندات بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لتوصيف نظام إدارة المستندات وتصميمه وإعداده حول تصنيف سليم وضبط إصدارات وصلاحيات وقواعد احتفاظ. كما سيمتلكون مهارات في تحديد المتطلبات وتصميم البيانات الوصفية وضبط الإصدارات وإعداد سير العمل والأمن وضبط الترحيل وتدقيق النظام تحوّل البرمجيات إلى ضبط فعلي. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على بيئات مستندات حقيقية، ليعود المشاركون قادرين على تطبيق نظام تعتمد عليه مؤسستهم.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "نظام إدارة المستندات"؟
هي دورة تغطي كيفية توصيف نظام إدارة المستندات وإعداده ليضبط المستندات فعلًا. وتتناول تحديد المتطلبات والتصنيف والبيانات الوصفية وضبط الإصدارات وتصميم سير العمل والصلاحيات والرقمنة والترحيل وقواعد الاحتفاظ واختبار النظام وتدقيقه.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "نظام إدارة المستندات"؟
يحدد المشاركون المتطلبات قبل الشراء أو الإعداد فيناسب النظام احتياجات قانونية وتدقيقية حقيقية. كما يمنعون السجلات المكررة والقديمة ويضبطون الوصول بشكل صحيح ويرحّلون البيانات دون فقدان ويثبتون التزام النظام في التدقيقات بأدلة موثقة.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "نظام إدارة المستندات"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: تحديد المتطلبات وتصميم النظام، وتصميم البيانات الوصفية وضبط الإصدارات، وإعداد سير العمل والأمن، وضبط الترحيل وتدقيق النظام. وتتكامل هذه المهارات لتحويل برمجيات إدارة المستندات إلى حوكمة موثوقة للمستندات.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "نظام إدارة المستندات"؟
تغطي الدورة متطلبات المعلومات الموثقة في ISO 9001 ومبادئ إدارة السجلات في ISO 15489، ومخططات التصنيف وخطط الملفات، وقواعد الترقيم واصطلاحات التسمية، وحقول البيانات الوصفية وتصميم الفهارس، وضبط الإصدارات بترميز الحالة وسجل التعديلات، وتصميم سير عمل الموافقة والمراجعة، وإعداد الأدوار والصلاحيات، وتصنيفات السرية، ومسارات التدقيق والتسجيل، ومعايير جودة OCR والمسح، والاستيراد الجماعي وربط البيانات الوصفية، وقواعد الاحتفاظ والإتلاف والحجز القانوني، وممارسات النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث، ومؤشرات الاسترجاع والدقة والتبني.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "نظام إدارة المستندات" في بيئة العمل الفعلية؟
يكتب المشاركون قائمة فحص متطلبات لنظامهم ويصممون مواصفة بيانات وصفية وضبط إصدارات ويعدّون هيكل سير عمل وصلاحيات. كما يخططون ترحيلًا ويتحققون منه ويختبرون الضوابط مقابل المتطلبات ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لتطبيق نظام إدارة المستندات أو تحسينه.
شركاء في التعلم والتطوير
يشمل شركاؤنا في التعلم شركات ومؤسسات رائدة تثق في مركز جينتكس للتدريب لتقديم دورات تدريبية احترافية وبرامج تطوير مهني عالية الجودة. معًا نقدم برامج تدريبية مؤثرة تدعم تنمية المهارات، وتطوير القيادات، وتعزيز التميز المؤسسي من خلال دورات تدريبية دولية مصممة لتلبية احتياجات مختلف القطاعات.
.png)
