إدارة المكاتب و السكرتارية
دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة
تؤهّل دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة السكرتيرين والمساعدين التنفيذيين لإدارة مفكرات القيادة وإعداد توثيق بمعايير المجلس وتنسيق البروتوكول وأصحاب المصلحة بثقة. ويطبّق المشاركون كل مهارة على مكتبهم التنفيذي
المقدمة:
يعمل السكرتير التنفيذي في النقطة التي تلتقي فيها القيادة العليا ببقية المؤسسة. ويتطلب الدور حكمًا دقيقًا وتواصلًا طليقًا وتحفظًا كاملًا، غالبًا تحت ضغط زمني مستمر. وتبني دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة القدرات التي تجعل هذه الشراكة ناجحة. كما تغطي الدورة إدارة مفكرة القيادة والمراسلات المهنية ودعم المجلس والاجتماعات والبروتوكول والتعامل مع أصحاب المصلحة وضبط المعلومات السرية. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على العمل بثقة في أعلى مستوى إداري.
أهداف دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة:
- إدارة مفكرات القيادة بأساليب جدولة وترتيب أولويات متقدمة.
- تطبيق مصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة على وقت القيادة.
- كتابة المراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة والملخصات التنفيذية.
- إعداد أوراق المجلس واللجان والمحاضر وسجلات القرارات.
- تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات الرسمية والسفر الرفيع.
- تطبيق البروتوكول المهني وصيغ المخاطبة بشكل صحيح.
- التعامل مع المعلومات السرية بانضباط ووعي قانوني.
- التواصل بسلطة بالنيابة عن القيادة.
- إدارة الضغط والمقاطعات والمطالب المتزاحمة بهدوء.
- بناء أنظمة دعم تقلل الاحتكاك عن القيادة.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على سيناريوهات دعم تنفيذي واقعية.
- تدريب موجّه على مذكرات الإحاطة والمحاضر وضبط المراسلات.
- تمثيل أدوار للبروتوكول والمكالمات والمواقف الصعبة.
- دراسات حالة من بيئات الشركات والحكومة والدبلوماسية.
- تقييم ذاتي لأنظمة دعم القيادة والفاعلية الشخصية.
- خطة عمل تربط كل مهارة بمكتب المشارك التنفيذي نفسه.
الفئات المستهدفة:
- السكرتيرون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون للقيادات.
- كبار الموظفين الإداريين الداعمين للإدارة العليا.
- أعضاء أمانة المجلس وفرق الدعم التنفيذي.
- مساعدو رؤساء المجالس والوزراء والمديرين العامين.
- موظفو المكتب الأمامي والاستقبال التنفيذي.
- كبار الإداريين المستعدون لأدوار الدعم التنفيذي.
محتوى دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة:
دور السكرتير التنفيذي والمعايير المهنية
- • تعريف دور السكرتير التنفيذي الحديث ونطاقه.
- • فهم التحفظ والولاء والحكم المهني.
- • بناء علاقة عمل موثوقة مع القيادة.
- • إدارة التوقعات والحدود والوصول إلى القيادة.
- • قراءة السياسات التنظيمية والأولويات.
- • التعامل مع المسائل الحساسة باتزان.
- • إكمال تدقيق شخصي لمهارات دعم القيادة.
إدارة المفكرة والأولويات التنفيذية
- • إدارة المفكرات المعقدة والالتزامات المتعارضة.
- • تطبيق مصفوفة أيزنهاور على أولويات القيادة.
- • الجدولة بفترات احتياطية وتفويض وانضباط متابعة.
- • فرز الطلبات وحماية أوقات تركيز القيادة.
- • التنسيق بين الأقسام في المسائل الزمنية.
- • إدارة الفروق الزمنية والالتزامات الدولية.
- • تصميم نظام جدولة للقيادة.
المراسلات والأوراق والتوثيق
- • كتابة الخطابات الرسمية والمذكرات والملخصات التنفيذية.
- • إعداد مذكرات إحاطة بتوصيات واضحة.
- • تطبيق ضبط المستندات للإصدارات والموافقات.
- • بناء حزم المجلس واللجان في مواعيدها.
- • كتابة محاضر دقيقة ومتابعة القرارات حتى الإغلاق.
- • إدارة الملفات السرية والسجلات والأرشيف.
- • التدرب على المراسلات وصياغة مذكرات الإحاطة.
الاجتماعات والبروتوكول والتعامل مع أصحاب المصلحة
- • تخطيط اجتماعات القيادة والمجلس والاجتماعات الخارجية.
- • إدارة اللوجستيات والضيافة والاعتناء بالضيوف.
- • تطبيق البروتوكول وقواعد الأولوية بشكل مناسب.
- • تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات الرسمية.
- • التعامل مع المكالمات والزوار والشكاوى بمهنية.
- • إدارة أصحاب المصلحة الصعبين باتزان.
- • التدرب على سيناريوهات البروتوكول وأصحاب المصلحة.
التواصل والسرية والفاعلية
- • التواصل بسلطة بالنيابة عن القيادة.
- • إدارة الضغط والطاقة والمطالب المتعددة.
- • تطبيق ممارسات أمن المعلومات والسرية.
- • استخدام الأدوات الرقمية للجدولة والحفظ وإعداد التقارير.
- • تحسين الأنظمة المكتبية وتقليل الاحتكاك.
- • مراجعة الأداء وتحديد أهداف التطوير.
- • إعداد خطة عمل سكرتارية تنفيذية لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لإدارة وقت القيادة وأولوياتها وإعداد توثيق عالي الجودة وتنسيق البروتوكول ومسائل أصحاب المصلحة بثقة. كما سيمتلكون مهارات في إدارة المفكرة التنفيذية والمراسلات والتوثيق وتنسيق الاجتماعات والبروتوكول والتواصل السري تجعلهم شركاء لا غنى عنهم للقيادة العليا. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على سيناريوهات دعم تنفيذي واقعية، ليعود المشاركون قادرين على العمل بدقة ولباقة وسلطة.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
هي دورة تطوّر المهارات المتقدمة اللازمة لدعم القيادة العليا بفاعلية. وتغطي إدارة المفكرة التنفيذية والأولويات والمراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة وتوثيق المجلس والاجتماعات والبروتوكول وتنسيق زيارات كبار الشخصيات والتعامل مع أصحاب المصلحة وضبط المعلومات السرية.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
يدير المشاركون مفكرات وأولويات معقدة بتعارضات أقل ويعدّون توثيقًا يلبي معايير المجلس ويتعاملون مع البروتوكول وكبار أصحاب المصلحة بثقة. كما يحمون المعلومات السرية بشكل صحيح ويقللون الاحتكاك عن القيادات التي يدعمونها ويعملون بسلطة مهنية أكبر.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: إدارة المفكرة التنفيذية والأولويات، والمراسلات الرسمية والتوثيق، وتنسيق الاجتماعات والبروتوكول، والتواصل السري والتعامل مع أصحاب المصلحة. وتتكامل هذه المهارات لجعل دعم القيادة دقيقًا ومتحفظًا وموثوقًا.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
تغطي الدورة إدارة المفكرة والتقويم المتقدمة، ومصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة، وصيغ مذكرات الإحاطة والملخصات التنفيذية، وضبط المستندات للإصدارات والموافقات، وقوالب حزم المجلس والمحاضر، وسجلات القرارات، وقواعد البروتوكول والأولوية، وصيغ المخاطبة، وقوالب السفر وزيارات كبار الشخصيات، ومصفوفات RACI لمهام الدعم، وممارسات أمن المعلومات.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة" في بيئة العمل الفعلية؟
يعيد المشاركون تصميم مفكرة تنفيذية معقدة ويعدّون حزمة مجلس كاملة بالمحاضر وتتبع القرارات وينسقون زيارة لكبار الشخصيات من البداية إلى النهاية. كما يتدربون على البروتوكول والمحادثات الصعبة مع أصحاب المصلحة بتمثيل الأدوار ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لتقوية دورهم في دعم القيادة.
اتصل بفريقنا ودعنا نساعدك في العثور على الخيار المناسب.
المقدمة:
يعمل السكرتير التنفيذي في النقطة التي تلتقي فيها القيادة العليا ببقية المؤسسة. ويتطلب الدور حكمًا دقيقًا وتواصلًا طليقًا وتحفظًا كاملًا، غالبًا تحت ضغط زمني مستمر. وتبني دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة القدرات التي تجعل هذه الشراكة ناجحة. كما تغطي الدورة إدارة مفكرة القيادة والمراسلات المهنية ودعم المجلس والاجتماعات والبروتوكول والتعامل مع أصحاب المصلحة وضبط المعلومات السرية. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على العمل بثقة في أعلى مستوى إداري.
أهداف دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة:
- إدارة مفكرات القيادة بأساليب جدولة وترتيب أولويات متقدمة.
- تطبيق مصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة على وقت القيادة.
- كتابة المراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة والملخصات التنفيذية.
- إعداد أوراق المجلس واللجان والمحاضر وسجلات القرارات.
- تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات الرسمية والسفر الرفيع.
- تطبيق البروتوكول المهني وصيغ المخاطبة بشكل صحيح.
- التعامل مع المعلومات السرية بانضباط ووعي قانوني.
- التواصل بسلطة بالنيابة عن القيادة.
- إدارة الضغط والمقاطعات والمطالب المتزاحمة بهدوء.
- بناء أنظمة دعم تقلل الاحتكاك عن القيادة.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على سيناريوهات دعم تنفيذي واقعية.
- تدريب موجّه على مذكرات الإحاطة والمحاضر وضبط المراسلات.
- تمثيل أدوار للبروتوكول والمكالمات والمواقف الصعبة.
- دراسات حالة من بيئات الشركات والحكومة والدبلوماسية.
- تقييم ذاتي لأنظمة دعم القيادة والفاعلية الشخصية.
- خطة عمل تربط كل مهارة بمكتب المشارك التنفيذي نفسه.
الفئات المستهدفة:
- السكرتيرون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون للقيادات.
- كبار الموظفين الإداريين الداعمين للإدارة العليا.
- أعضاء أمانة المجلس وفرق الدعم التنفيذي.
- مساعدو رؤساء المجالس والوزراء والمديرين العامين.
- موظفو المكتب الأمامي والاستقبال التنفيذي.
- كبار الإداريين المستعدون لأدوار الدعم التنفيذي.
محتوى دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة:
دور السكرتير التنفيذي والمعايير المهنية
- • تعريف دور السكرتير التنفيذي الحديث ونطاقه.
- • فهم التحفظ والولاء والحكم المهني.
- • بناء علاقة عمل موثوقة مع القيادة.
- • إدارة التوقعات والحدود والوصول إلى القيادة.
- • قراءة السياسات التنظيمية والأولويات.
- • التعامل مع المسائل الحساسة باتزان.
- • إكمال تدقيق شخصي لمهارات دعم القيادة.
إدارة المفكرة والأولويات التنفيذية
- • إدارة المفكرات المعقدة والالتزامات المتعارضة.
- • تطبيق مصفوفة أيزنهاور على أولويات القيادة.
- • الجدولة بفترات احتياطية وتفويض وانضباط متابعة.
- • فرز الطلبات وحماية أوقات تركيز القيادة.
- • التنسيق بين الأقسام في المسائل الزمنية.
- • إدارة الفروق الزمنية والالتزامات الدولية.
- • تصميم نظام جدولة للقيادة.
المراسلات والأوراق والتوثيق
- • كتابة الخطابات الرسمية والمذكرات والملخصات التنفيذية.
- • إعداد مذكرات إحاطة بتوصيات واضحة.
- • تطبيق ضبط المستندات للإصدارات والموافقات.
- • بناء حزم المجلس واللجان في مواعيدها.
- • كتابة محاضر دقيقة ومتابعة القرارات حتى الإغلاق.
- • إدارة الملفات السرية والسجلات والأرشيف.
- • التدرب على المراسلات وصياغة مذكرات الإحاطة.
الاجتماعات والبروتوكول والتعامل مع أصحاب المصلحة
- • تخطيط اجتماعات القيادة والمجلس والاجتماعات الخارجية.
- • إدارة اللوجستيات والضيافة والاعتناء بالضيوف.
- • تطبيق البروتوكول وقواعد الأولوية بشكل مناسب.
- • تنسيق زيارات كبار الشخصيات والفعاليات الرسمية.
- • التعامل مع المكالمات والزوار والشكاوى بمهنية.
- • إدارة أصحاب المصلحة الصعبين باتزان.
- • التدرب على سيناريوهات البروتوكول وأصحاب المصلحة.
التواصل والسرية والفاعلية
- • التواصل بسلطة بالنيابة عن القيادة.
- • إدارة الضغط والطاقة والمطالب المتعددة.
- • تطبيق ممارسات أمن المعلومات والسرية.
- • استخدام الأدوات الرقمية للجدولة والحفظ وإعداد التقارير.
- • تحسين الأنظمة المكتبية وتقليل الاحتكاك.
- • مراجعة الأداء وتحديد أهداف التطوير.
- • إعداد خطة عمل سكرتارية تنفيذية لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لإدارة وقت القيادة وأولوياتها وإعداد توثيق عالي الجودة وتنسيق البروتوكول ومسائل أصحاب المصلحة بثقة. كما سيمتلكون مهارات في إدارة المفكرة التنفيذية والمراسلات والتوثيق وتنسيق الاجتماعات والبروتوكول والتواصل السري تجعلهم شركاء لا غنى عنهم للقيادة العليا. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على سيناريوهات دعم تنفيذي واقعية، ليعود المشاركون قادرين على العمل بدقة ولباقة وسلطة.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
هي دورة تطوّر المهارات المتقدمة اللازمة لدعم القيادة العليا بفاعلية. وتغطي إدارة المفكرة التنفيذية والأولويات والمراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة وتوثيق المجلس والاجتماعات والبروتوكول وتنسيق زيارات كبار الشخصيات والتعامل مع أصحاب المصلحة وضبط المعلومات السرية.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
يدير المشاركون مفكرات وأولويات معقدة بتعارضات أقل ويعدّون توثيقًا يلبي معايير المجلس ويتعاملون مع البروتوكول وكبار أصحاب المصلحة بثقة. كما يحمون المعلومات السرية بشكل صحيح ويقللون الاحتكاك عن القيادات التي يدعمونها ويعملون بسلطة مهنية أكبر.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: إدارة المفكرة التنفيذية والأولويات، والمراسلات الرسمية والتوثيق، وتنسيق الاجتماعات والبروتوكول، والتواصل السري والتعامل مع أصحاب المصلحة. وتتكامل هذه المهارات لجعل دعم القيادة دقيقًا ومتحفظًا وموثوقًا.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة"؟
تغطي الدورة إدارة المفكرة والتقويم المتقدمة، ومصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة، وصيغ مذكرات الإحاطة والملخصات التنفيذية، وضبط المستندات للإصدارات والموافقات، وقوالب حزم المجلس والمحاضر، وسجلات القرارات، وقواعد البروتوكول والأولوية، وصيغ المخاطبة، وقوالب السفر وزيارات كبار الشخصيات، ومصفوفات RACI لمهام الدعم، وممارسات أمن المعلومات.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة" في بيئة العمل الفعلية؟
يعيد المشاركون تصميم مفكرة تنفيذية معقدة ويعدّون حزمة مجلس كاملة بالمحاضر وتتبع القرارات وينسقون زيارة لكبار الشخصيات من البداية إلى النهاية. كما يتدربون على البروتوكول والمحادثات الصعبة مع أصحاب المصلحة بتمثيل الأدوار ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لتقوية دورهم في دعم القيادة.
شركاء في التعلم والتطوير
يشمل شركاؤنا في التعلم شركات ومؤسسات رائدة تثق في مركز جينتكس للتدريب لتقديم دورات تدريبية احترافية وبرامج تطوير مهني عالية الجودة. معًا نقدم برامج تدريبية مؤثرة تدعم تنمية المهارات، وتطوير القيادات، وتعزيز التميز المؤسسي من خلال دورات تدريبية دولية مصممة لتلبية احتياجات مختلف القطاعات.
.png)
