المهارات الشخصية وتطوير الذات
المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل
تقوّي هذه الدورة التي تستمر خمسة أيام جانبي الدعم التنفيذي: التنظيم الإداري والتواصل المهني. ويتقن المشاركون إدارة التقاويم والسجلات والكتابة الإدارية وآداب الاستقبال والتحضير للاجتماعات.
المقدمة
يسير يوم المسؤول التنفيذي بسلاسة أو باضطراب بحسب الشخص الذي يديره. ويتحكم أخصائيو السكرتارية والإدارة في التقاويم والمراسلات والسجلات والزوار وتدفق المعلومات الذي يُبقي القرارات متحركة. تبني دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل جانبي هذه الوظيفة: الجانب الإداري والجانب التواصل. ويدرس المتدربون تنظيم المكتب وضبط السجلات والكتابة الإدارية وآداب الهاتف والاستقبال. وعلاوة على ذلك، تتناول الدورة ترتيب الأولويات ودعم الاجتماعات والتعامل مع الطلبات الصعبة.
أهداف دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل
- إدارة تقاويم المسؤولين والمواعيد وترتيبات السفر باحترافية.
- تنظيم أنظمة المكتب عبر رسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية.
- تطبيق معايير إدارة السجلات في التصنيف والملفات والاحتفاظ.
- كتابة المراسلات الإدارية بأسلوب "الخلاصة أولًا" (BLUF).
- تطبيق مبادئ اللغة الواضحة وقاعدة المبني للمعلوم في كل مستند.
- تدوين المحاضر بدقة ومتابعة نقاط العمل حتى الإغلاق.
- التعامل مع الهاتف والبريد والاستقبال بآداب مهنية مناسبة.
- ترتيب المهام بمصفوفة أيزنهاور وتقنيات تقسيم الوقت.
- التحضير للاجتماعات بجداول الأعمال والوثائق وضبط الترتيبات اللوجستية.
- إدارة الطلبات الصعبة والشكاوى والسرية باتزان.
منهجية الدورة
تجمع الدورة بين محاضرات قصيرة ومختبرات إدارية عملية. يبني المشاركون نظام تقويم، ويصوغون مراسلات إدارية، ويجرون تمرين تحضير اجتماع لمسؤولهم الفعلي. ويستخدم المدربون دراسات حالة وتمثيل أدوار لمعالجة الهاتف والاستقبال وتغذية راجعة منظمة من الأقران.
الفئات المستهدفة
- المساعدون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون
- السكرتيرون ومنسقو الأعمال الإدارية
- مديرو المكاتب ومشرفو المكتب الأمامي
- موظفو الاستقبال والدعم المباشر للعملاء
- مسؤولو السجلات وضبط الوثائق
- مساعدو الفرق الداعمون للمديرين الكبار
- كل من يتحمل مسؤولية الدعم التنفيذي وتنسيق المكتب
محتوى دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل
الدور المهني للسكرتارية
- • نطاق دور الدعم التنفيذي وتوقعاته
- • بناء الثقة والانضباط في السرية
- • فهم أولويات مسؤولك التنفيذي وأسلوب عمله
- • إدارة الوقت لنفسك ولمديرك
- • التعامل مع الضغط والمطالب المتنافسة
- • الحضور المهني والمظهر الشخصي
- • تقييم الدور وخط أساس الكفاءة
تنظيم المكتب وضبط السجلات
- • رسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية
- • أنظمة الملفات: التصنيف والفهرسة والاسترجاع
- • جداول الاحتفاظ بالسجلات والإتلاف القانوني
- • إدارة الوثائق الرقمية والتحكم في الإصدارات
- • إدارة مخزون الأصول والقرطاسية
- • ممارسات السرية وحماية البيانات
- • ورشة تدقيق السجلات وترتيبها
المراسلات الإدارية والكتابة
- • أسلوب "الخلاصة أولًا" في البريد والمذكرات
- • اللغة الواضحة: كلمات قصيرة وجمل قصيرة ومبني للمعلوم
- • الخطابات الرسمية والدعوات ورسائل الشكر
- • تدوين المحاضر وتتبع الإجراءات
- • التدقيق اللغوي وفحوص دقة القواعد
- • مواءمة النبرة للتنفيذيين والعملاء والزملاء
- • مختبر كتابة مع مراجعة متبادلة
الهاتف والاستقبال والمهارات الشخصية
- • آداب الهاتف ومعايير معالجة المكالمات
- • التعامل مع المتصلين الصعبين وفرز الطلبات
- • واجبات الاستقبال وإدارة الزوار
- • الإتيكيت المهني في التعريف والضيافة
- • الاستماع الفعّال ودقة الرسائل
- • إدارة المقاطعات وفرز الاتصالات بلباقة
- • تمثيل أدوار تواصلية مع تغذية راجعة مسجلة
الاجتماعات وترتيب الأولويات وجودة الخدمة
- • التحضير للاجتماعات: جداول الأعمال والوثائق والترتيبات
- • تجهيز القاعة وفحوص التقنية والمتابعة
- • ترتيب الأولويات بمصفوفة أيزنهاور
- • تقسيم الوقت وحماية تركيز المسؤول التنفيذي
- • قياس أداء المكتب بمؤشرات بسيطة
- • معالجة الشكاوى والطلبات العاجلة بهدوء
- • خطة كفاءة شخصية والتزامات العمل
الخاتمة
عند إتمام دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل بنجاح، سيكتسب المشاركون فهمًا عمليًا لكيفية إدارة وظائف الدعم التنفيذي بنظام وتكتّم وتواصل واضح. وسيتمكنون من إدارة التقاويم والسجلات، وكتابة مراسلات تُقرأ، والتحضير للاجتماعات بشكل صحيح، والتعامل مع التفاعلات الصعبة دون فقدان الاتزان. كما سيتعلمون حماية وقت مسؤولهم التنفيذي وانتباهه. وقد صمّم مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة ليعود المتدربون بأساليب تحسّن كفاءتهم ومكانتهم المهنية معًا.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
هي دورة تنمي جانبي الدعم التنفيذي: التنظيم الإداري والتواصل المهني. ويتناول المشاركون إدارة التقاويم وضبط السجلات والكتابة الإدارية وآداب الهاتف والاستقبال والتحضير للاجتماعات وترتيب الأولويات عبر مختبرات عملية.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
يحافظ المشاركون على ضبط التقاويم والسجلات والمراسلات، ويقللون الأخطاء في التواصل المكتوب، ويتعاملون مع الزوار والمتصلين بثقة أكبر. كما يوفرون وقت مسؤوليهم ويبنون سمعة في الموثوقية والتكتّم.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
ستكتسب إدارة تقويم المسؤول وتنظيم المكتب، وضبط السجلات والوثائق، والكتابة الإدارية والمراسلات، والتواصل المهني والتعامل مع الطلبات الصعبة. وتتكامل هذه المهارات الأربع لجعل دعمك فعالًا وموثوقًا.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
تغطي الدورة أسلوب الكتابة "الخلاصة أولًا" BLUF، ومبادئ اللغة الواضحة، ورسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية، وجداول الاحتفاظ بالسجلات، ومصفوفة أيزنهاور، وتقسيم الوقت، وقوائم التحضير للاجتماعات، ومعايير آداب الهاتف والاستقبال، وأطر مؤشرات أداء المكتب.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل" في بيئة العمل الفعلية؟
يطبّقه المهنيون في إدارة التقاويم والسفر، وصياغة المراسلات، وإدارة السجلات، واستقبال الزوار، وتنسيق الاجتماعات، ومعالجة الشكاوى. وتنتقل هذه الأساليب إلى أي دور دعم يتحدد فيه انسياب عمل المكتب بالتنظيم والتواصل والكفاءة.
اتصل بفريقنا ودعنا نساعدك في العثور على الخيار المناسب.
المقدمة
يسير يوم المسؤول التنفيذي بسلاسة أو باضطراب بحسب الشخص الذي يديره. ويتحكم أخصائيو السكرتارية والإدارة في التقاويم والمراسلات والسجلات والزوار وتدفق المعلومات الذي يُبقي القرارات متحركة. تبني دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل جانبي هذه الوظيفة: الجانب الإداري والجانب التواصل. ويدرس المتدربون تنظيم المكتب وضبط السجلات والكتابة الإدارية وآداب الهاتف والاستقبال. وعلاوة على ذلك، تتناول الدورة ترتيب الأولويات ودعم الاجتماعات والتعامل مع الطلبات الصعبة.
أهداف دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل
- إدارة تقاويم المسؤولين والمواعيد وترتيبات السفر باحترافية.
- تنظيم أنظمة المكتب عبر رسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية.
- تطبيق معايير إدارة السجلات في التصنيف والملفات والاحتفاظ.
- كتابة المراسلات الإدارية بأسلوب "الخلاصة أولًا" (BLUF).
- تطبيق مبادئ اللغة الواضحة وقاعدة المبني للمعلوم في كل مستند.
- تدوين المحاضر بدقة ومتابعة نقاط العمل حتى الإغلاق.
- التعامل مع الهاتف والبريد والاستقبال بآداب مهنية مناسبة.
- ترتيب المهام بمصفوفة أيزنهاور وتقنيات تقسيم الوقت.
- التحضير للاجتماعات بجداول الأعمال والوثائق وضبط الترتيبات اللوجستية.
- إدارة الطلبات الصعبة والشكاوى والسرية باتزان.
منهجية الدورة
تجمع الدورة بين محاضرات قصيرة ومختبرات إدارية عملية. يبني المشاركون نظام تقويم، ويصوغون مراسلات إدارية، ويجرون تمرين تحضير اجتماع لمسؤولهم الفعلي. ويستخدم المدربون دراسات حالة وتمثيل أدوار لمعالجة الهاتف والاستقبال وتغذية راجعة منظمة من الأقران.
الفئات المستهدفة
- المساعدون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون
- السكرتيرون ومنسقو الأعمال الإدارية
- مديرو المكاتب ومشرفو المكتب الأمامي
- موظفو الاستقبال والدعم المباشر للعملاء
- مسؤولو السجلات وضبط الوثائق
- مساعدو الفرق الداعمون للمديرين الكبار
- كل من يتحمل مسؤولية الدعم التنفيذي وتنسيق المكتب
محتوى دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل
الدور المهني للسكرتارية
- • نطاق دور الدعم التنفيذي وتوقعاته
- • بناء الثقة والانضباط في السرية
- • فهم أولويات مسؤولك التنفيذي وأسلوب عمله
- • إدارة الوقت لنفسك ولمديرك
- • التعامل مع الضغط والمطالب المتنافسة
- • الحضور المهني والمظهر الشخصي
- • تقييم الدور وخط أساس الكفاءة
تنظيم المكتب وضبط السجلات
- • رسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية
- • أنظمة الملفات: التصنيف والفهرسة والاسترجاع
- • جداول الاحتفاظ بالسجلات والإتلاف القانوني
- • إدارة الوثائق الرقمية والتحكم في الإصدارات
- • إدارة مخزون الأصول والقرطاسية
- • ممارسات السرية وحماية البيانات
- • ورشة تدقيق السجلات وترتيبها
المراسلات الإدارية والكتابة
- • أسلوب "الخلاصة أولًا" في البريد والمذكرات
- • اللغة الواضحة: كلمات قصيرة وجمل قصيرة ومبني للمعلوم
- • الخطابات الرسمية والدعوات ورسائل الشكر
- • تدوين المحاضر وتتبع الإجراءات
- • التدقيق اللغوي وفحوص دقة القواعد
- • مواءمة النبرة للتنفيذيين والعملاء والزملاء
- • مختبر كتابة مع مراجعة متبادلة
الهاتف والاستقبال والمهارات الشخصية
- • آداب الهاتف ومعايير معالجة المكالمات
- • التعامل مع المتصلين الصعبين وفرز الطلبات
- • واجبات الاستقبال وإدارة الزوار
- • الإتيكيت المهني في التعريف والضيافة
- • الاستماع الفعّال ودقة الرسائل
- • إدارة المقاطعات وفرز الاتصالات بلباقة
- • تمثيل أدوار تواصلية مع تغذية راجعة مسجلة
الاجتماعات وترتيب الأولويات وجودة الخدمة
- • التحضير للاجتماعات: جداول الأعمال والوثائق والترتيبات
- • تجهيز القاعة وفحوص التقنية والمتابعة
- • ترتيب الأولويات بمصفوفة أيزنهاور
- • تقسيم الوقت وحماية تركيز المسؤول التنفيذي
- • قياس أداء المكتب بمؤشرات بسيطة
- • معالجة الشكاوى والطلبات العاجلة بهدوء
- • خطة كفاءة شخصية والتزامات العمل
الخاتمة
عند إتمام دورة المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل بنجاح، سيكتسب المشاركون فهمًا عمليًا لكيفية إدارة وظائف الدعم التنفيذي بنظام وتكتّم وتواصل واضح. وسيتمكنون من إدارة التقاويم والسجلات، وكتابة مراسلات تُقرأ، والتحضير للاجتماعات بشكل صحيح، والتعامل مع التفاعلات الصعبة دون فقدان الاتزان. كما سيتعلمون حماية وقت مسؤولهم التنفيذي وانتباهه. وقد صمّم مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة ليعود المتدربون بأساليب تحسّن كفاءتهم ومكانتهم المهنية معًا.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
هي دورة تنمي جانبي الدعم التنفيذي: التنظيم الإداري والتواصل المهني. ويتناول المشاركون إدارة التقاويم وضبط السجلات والكتابة الإدارية وآداب الهاتف والاستقبال والتحضير للاجتماعات وترتيب الأولويات عبر مختبرات عملية.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
يحافظ المشاركون على ضبط التقاويم والسجلات والمراسلات، ويقللون الأخطاء في التواصل المكتوب، ويتعاملون مع الزوار والمتصلين بثقة أكبر. كما يوفرون وقت مسؤوليهم ويبنون سمعة في الموثوقية والتكتّم.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
ستكتسب إدارة تقويم المسؤول وتنظيم المكتب، وضبط السجلات والوثائق، والكتابة الإدارية والمراسلات، والتواصل المهني والتعامل مع الطلبات الصعبة. وتتكامل هذه المهارات الأربع لجعل دعمك فعالًا وموثوقًا.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل"؟
تغطي الدورة أسلوب الكتابة "الخلاصة أولًا" BLUF، ومبادئ اللغة الواضحة، ورسم خرائط سير العمل وإجراءات التشغيل المعيارية، وجداول الاحتفاظ بالسجلات، ومصفوفة أيزنهاور، وتقسيم الوقت، وقوائم التحضير للاجتماعات، ومعايير آداب الهاتف والاستقبال، وأطر مؤشرات أداء المكتب.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات المهنية في السكرتارية والتواصل" في بيئة العمل الفعلية؟
يطبّقه المهنيون في إدارة التقاويم والسفر، وصياغة المراسلات، وإدارة السجلات، واستقبال الزوار، وتنسيق الاجتماعات، ومعالجة الشكاوى. وتنتقل هذه الأساليب إلى أي دور دعم يتحدد فيه انسياب عمل المكتب بالتنظيم والتواصل والكفاءة.
شركاء في التعلم والتطوير
يشمل شركاؤنا في التعلم شركات ومؤسسات رائدة تثق في مركز جينتكس للتدريب لتقديم دورات تدريبية احترافية وبرامج تطوير مهني عالية الجودة. معًا نقدم برامج تدريبية مؤثرة تدعم تنمية المهارات، وتطوير القيادات، وتعزيز التميز المؤسسي من خلال دورات تدريبية دولية مصممة لتلبية احتياجات مختلف القطاعات.
.png)
