إدارة المكاتب و السكرتارية
المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين
تؤهّل دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين مديري المكاتب لقيادة عمليات المكتب وحوكمة المعلومات والسجلات وإدارة الميزانيات والفعاليات والفرق الإدارية. ويطبّق المشاركون كل أسلوب على مكتبهم ويخرجون بخطة عمل لمدة 90 يومًا.
المقدمة:
يحمل مديرو المكاتب الأولون مركز العمليات في الطابق التنفيذي. فهم يحركون المعلومات ويحمون وقت القيادة ويحافظون على الأنظمة التي يعتمد عليها الآخرون دون أن يلاحظوها. وعندما تضعف هذه الأنظمة تتباطأ القرارات ويرتفع الاحتكاك. وتطوّر دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين الحكم والتقنية التي يتطلبها الدور في أعلى مستوياته. كما تغطي الدورة حوكمة المكتب ودعم القيادة وضبط المعلومات والمستندات والإشراف على الفريق والإشراف على الميزانية وإدارة أصحاب المصلحة. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على إدارة وظيفة مكتبية تثق بها القيادة تمامًا.
أهداف دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين:
- قيادة عمليات المكتب بمعايير خدمة ومساءلة واضحة.
- إدارة وقت القيادة ومعلوماتها وأولوياتها بأساليب متقدمة.
- تصميم حوكمة المكتب بأدوار وحقوق قرار ومصفوفة RACI.
- ضبط المستندات والسجلات والمعلومات في المكتب.
- إدارة ميزانيات المكتب والمشتريات وعلاقات الموردين.
- الإشراف على الفرق الإدارية وتطويرها بتغذية راجعة منظمة.
- إعادة تصميم عمليات المكتب بتفكير لين ودورات PDCA.
- تنسيق الفعاليات والبروتوكول وترتيبات الزوار الرفيعين.
- إدارة المخاطر والسرية وأمن المعلومات في المكتب.
- قياس أداء المكتب بمؤشرات الخدمة والدقة والكفاءة.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على تحديات إدارة مكتب فعلية.
- تدريب موجّه على رسم العمليات وتصميم الحوكمة وتحليل عبء العمل.
- تدريب على التوثيق والمراسلات وتنسيق الاجتماعات.
- تمثيل أدوار للإشراف والبروتوكول والطلبات الصعبة.
- دراسات حالة من بيئات الشركات والحكومة والبيئات الدولية.
- خطة عمل تربط كل أسلوب بمكتب المشارك نفسه.
الفئات المستهدفة:
- مديرو المكاتب الأولون ورؤساء الإدارة.
- مديرو المكاتب التنفيذية وما يعادلهم من رؤساء المكاتب.
- مشرفو الإدارة بمسؤولية متعددة الفرق.
- المساعدون التنفيذيون البارزون الذين يتولون مهام قيادة المكتب.
- مديرو المرافق والخدمات الإدارية.
- مديرو المكاتب المستعدون للتعيين في الإدارة العليا.
محتوى دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين:
ولاية إدارة المكتب الأول
- • تعريف نطاق إدارة المكتب في المستوى الأول.
- • وضع معايير الخدمة ومستويات الدعم.
- • تقييم نضج المكتب وتحديد مجالات التحسين.
- • إدارة السلوك المهني والتحفظ والسرية.
- • الموازنة بين التسليم التشغيلي وأعمال التحسين.
- • بناء الثقة والتأثير مع القيادة العليا.
- • إكمال تقييم ذاتي لإدارة المكتب الأول.
دعم القيادة وضبط المعلومات
- • إدارة مفكرات القيادة وأولوياتها والتزاماتها.
- • تطبيق مصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة.
- • بناء مذكرات الإحاطة والملخصات وأوراق القرار.
- • تطبيق ضبط المستندات للإصدارات والموافقات.
- • إدارة تدفق المعلومات بين الوظائف.
- • تصميم سجلات سرية وصلاحيات وصول للسجلات.
- • بناء نظام معلومات للقيادة.
تحسين العمليات وحوكمة المكتب
- • رسم عمليات المكتب وإزالة أنواع الهدر الثمانية.
- • تطبيق دورات PDCA على التحسين الإداري.
- • توحيد العمل الروتيني بإجراءات وقوائم فحص.
- • تصميم الحوكمة بمصفوفة RACI وحقوق القرار.
- • وضع مؤشرات أداء لخدمات المكتب.
- • إدارة المخاطر والسلامة وأمن المعلومات في المكتب.
- • إعادة تصميم عملية مكتبية بضوابط حوكمة.
الميزانيات والمشتريات والفعاليات والبروتوكول
- • إدارة ميزانيات المكتب وتتبع المصروفات.
- • التعامل مع النثريات بضوابط وتوثيق.
- • تطبيق أساسيات المشتريات والتنسيق مع الموردين.
- • إدارة عقود خدمات المكتب والموردين.
- • تنسيق الفعاليات والزيارات وترتيبات البروتوكول.
- • تخطيط السفر الرفيع ولوجستيات كبار الشخصيات.
- • إعداد خطة تنسيق للميزانية والفعاليات.
الإشراف على الفريق والأداء
- • الإشراف على الفرق الإدارية بأدوار ومساءلة واضحة.
- • التفويض ببيانات ومستويات صلاحية ونقاط متابعة.
- • تدريب أعضاء الفريق بنموذج GROW.
- • تقديم التغذية الراجعة بنموذج SBI.
- • التعامل مع الشكاوى والضغط والطلبات المتعارضة.
- • قياس أداء المكتب بمؤشرات الخدمة.
- • إعداد خطة عمل لإدارة المكتب الأول لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لقيادة عمليات المكتب وحوكمة المعلومات والسجلات وإدارة الميزانيات والفعاليات والفرق الإدارية بثقة. كما سيمتلكون مهارات في دعم القيادة وحوكمة المكتب وتحسين العمليات والإشراف على الفريق ترفع مستوى التسليم الإداري في المؤسسة. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على تحديات إدارة مكتب فعلية، ليعود المشاركون قادرين على إدارة وظيفة مكتبية بالمستوى الأول.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
هي دورة تطوّر المهارات القيادية والتقنية اللازمة في مستوى إدارة المكتب الأول. وتغطي دعم القيادة وضبط المعلومات وحوكمة المكتب وتحسين العمليات والميزانيات والمشتريات وتنسيق الفعاليات والبروتوكول والإشراف على الفريق الإداري وقياس الأداء.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
يدير المشاركون عمليات المكتب بمعايير ومساءلة أوضح ويحمون وقت القيادة ومعلوماتها بفاعلية أكبر ويضبطون الميزانيات والموردين والفعاليات بأخطاء أقل. كما يشرفون على الفرق بتغذية راجعة وتدريب أقوى ويقيسون أداء المكتب بمؤشرات تراها القيادة.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: دعم القيادة وضبط المعلومات، وحوكمة المكتب وتحسين العمليات، وتنسيق الميزانيات والمشتريات والفعاليات، والإشراف على الفريق الإداري وقياس الأداء. وتتكامل هذه المهارات لجعل وظيفة المكتب فعّالة ومنضبطة وموثوقة.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
تغطي الدورة أطر معايير الخدمة، ومصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة، وصيغ مذكرات الإحاطة وأوراق القرار، وضبط المستندات والسجلات السرية، وتفكير لين وأنواع الهدر الثمانية، ورسم خرائط العمليات، ودورات PDCA للتحسين، ومصفوفات حوكمة RACI، وضوابط ميزانية المكتب والنثريات، وممارسات المشتريات والتنسيق مع الموردين، وقوائم فحص الفعاليات والبروتوكول، ومؤشرات أداء الخدمة، ونموذج التدريب GROW، ونموذج SBI للتغذية الراجعة.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين" في بيئة العمل الفعلية؟
يقيّم المشاركون نضج مكتبهم ويعيدون تصميم عملية بضوابط حوكمة ويبنون نظام معلومات للقيادة في مكتبهم. كما يعدّون خطة تنسيق للميزانية والفعاليات ويتدربون على محادثات التدريب والإشراف بتمثيل الأدوار ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لإدارة المكتب الأول
اتصل بفريقنا ودعنا نساعدك في العثور على الخيار المناسب.
المقدمة:
يحمل مديرو المكاتب الأولون مركز العمليات في الطابق التنفيذي. فهم يحركون المعلومات ويحمون وقت القيادة ويحافظون على الأنظمة التي يعتمد عليها الآخرون دون أن يلاحظوها. وعندما تضعف هذه الأنظمة تتباطأ القرارات ويرتفع الاحتكاك. وتطوّر دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين الحكم والتقنية التي يتطلبها الدور في أعلى مستوياته. كما تغطي الدورة حوكمة المكتب ودعم القيادة وضبط المعلومات والمستندات والإشراف على الفريق والإشراف على الميزانية وإدارة أصحاب المصلحة. وبالتالي، يخرج المشاركون قادرين على إدارة وظيفة مكتبية تثق بها القيادة تمامًا.
أهداف دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين:
- قيادة عمليات المكتب بمعايير خدمة ومساءلة واضحة.
- إدارة وقت القيادة ومعلوماتها وأولوياتها بأساليب متقدمة.
- تصميم حوكمة المكتب بأدوار وحقوق قرار ومصفوفة RACI.
- ضبط المستندات والسجلات والمعلومات في المكتب.
- إدارة ميزانيات المكتب والمشتريات وعلاقات الموردين.
- الإشراف على الفرق الإدارية وتطويرها بتغذية راجعة منظمة.
- إعادة تصميم عمليات المكتب بتفكير لين ودورات PDCA.
- تنسيق الفعاليات والبروتوكول وترتيبات الزوار الرفيعين.
- إدارة المخاطر والسرية وأمن المعلومات في المكتب.
- قياس أداء المكتب بمؤشرات الخدمة والدقة والكفاءة.
منهجية الدورة:
- ورش عمل تفاعلية مبنية على تحديات إدارة مكتب فعلية.
- تدريب موجّه على رسم العمليات وتصميم الحوكمة وتحليل عبء العمل.
- تدريب على التوثيق والمراسلات وتنسيق الاجتماعات.
- تمثيل أدوار للإشراف والبروتوكول والطلبات الصعبة.
- دراسات حالة من بيئات الشركات والحكومة والبيئات الدولية.
- خطة عمل تربط كل أسلوب بمكتب المشارك نفسه.
الفئات المستهدفة:
- مديرو المكاتب الأولون ورؤساء الإدارة.
- مديرو المكاتب التنفيذية وما يعادلهم من رؤساء المكاتب.
- مشرفو الإدارة بمسؤولية متعددة الفرق.
- المساعدون التنفيذيون البارزون الذين يتولون مهام قيادة المكتب.
- مديرو المرافق والخدمات الإدارية.
- مديرو المكاتب المستعدون للتعيين في الإدارة العليا.
محتوى دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين:
ولاية إدارة المكتب الأول
- • تعريف نطاق إدارة المكتب في المستوى الأول.
- • وضع معايير الخدمة ومستويات الدعم.
- • تقييم نضج المكتب وتحديد مجالات التحسين.
- • إدارة السلوك المهني والتحفظ والسرية.
- • الموازنة بين التسليم التشغيلي وأعمال التحسين.
- • بناء الثقة والتأثير مع القيادة العليا.
- • إكمال تقييم ذاتي لإدارة المكتب الأول.
دعم القيادة وضبط المعلومات
- • إدارة مفكرات القيادة وأولوياتها والتزاماتها.
- • تطبيق مصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة.
- • بناء مذكرات الإحاطة والملخصات وأوراق القرار.
- • تطبيق ضبط المستندات للإصدارات والموافقات.
- • إدارة تدفق المعلومات بين الوظائف.
- • تصميم سجلات سرية وصلاحيات وصول للسجلات.
- • بناء نظام معلومات للقيادة.
تحسين العمليات وحوكمة المكتب
- • رسم عمليات المكتب وإزالة أنواع الهدر الثمانية.
- • تطبيق دورات PDCA على التحسين الإداري.
- • توحيد العمل الروتيني بإجراءات وقوائم فحص.
- • تصميم الحوكمة بمصفوفة RACI وحقوق القرار.
- • وضع مؤشرات أداء لخدمات المكتب.
- • إدارة المخاطر والسلامة وأمن المعلومات في المكتب.
- • إعادة تصميم عملية مكتبية بضوابط حوكمة.
الميزانيات والمشتريات والفعاليات والبروتوكول
- • إدارة ميزانيات المكتب وتتبع المصروفات.
- • التعامل مع النثريات بضوابط وتوثيق.
- • تطبيق أساسيات المشتريات والتنسيق مع الموردين.
- • إدارة عقود خدمات المكتب والموردين.
- • تنسيق الفعاليات والزيارات وترتيبات البروتوكول.
- • تخطيط السفر الرفيع ولوجستيات كبار الشخصيات.
- • إعداد خطة تنسيق للميزانية والفعاليات.
الإشراف على الفريق والأداء
- • الإشراف على الفرق الإدارية بأدوار ومساءلة واضحة.
- • التفويض ببيانات ومستويات صلاحية ونقاط متابعة.
- • تدريب أعضاء الفريق بنموذج GROW.
- • تقديم التغذية الراجعة بنموذج SBI.
- • التعامل مع الشكاوى والضغط والطلبات المتعارضة.
- • قياس أداء المكتب بمؤشرات الخدمة.
- • إعداد خطة عمل لإدارة المكتب الأول لمدة 90 يومًا.
الخاتمة:
عند إتمام دورة المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين بنجاح، سيكتسب المشاركون المعرفة اللازمة لقيادة عمليات المكتب وحوكمة المعلومات والسجلات وإدارة الميزانيات والفعاليات والفرق الإدارية بثقة. كما سيمتلكون مهارات في دعم القيادة وحوكمة المكتب وتحسين العمليات والإشراف على الفريق ترفع مستوى التسليم الإداري في المؤسسة. وقد بنى مركز جينتكس للتدريب هذه الدورة على تحديات إدارة مكتب فعلية، ليعود المشاركون قادرين على إدارة وظيفة مكتبية بالمستوى الأول.
الأسئلة الشائعة
ما هي دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
هي دورة تطوّر المهارات القيادية والتقنية اللازمة في مستوى إدارة المكتب الأول. وتغطي دعم القيادة وضبط المعلومات وحوكمة المكتب وتحسين العمليات والميزانيات والمشتريات وتنسيق الفعاليات والبروتوكول والإشراف على الفريق الإداري وقياس الأداء.
ما هي أبرز فوائد الالتحاق بدورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
يدير المشاركون عمليات المكتب بمعايير ومساءلة أوضح ويحمون وقت القيادة ومعلوماتها بفاعلية أكبر ويضبطون الميزانيات والموردين والفعاليات بأخطاء أقل. كما يشرفون على الفرق بتغذية راجعة وتدريب أقوى ويقيسون أداء المكتب بمؤشرات تراها القيادة.
ما هي المهارات التي سأكتسبها من دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
ستكتسب أربع مهارات أساسية: دعم القيادة وضبط المعلومات، وحوكمة المكتب وتحسين العمليات، وتنسيق الميزانيات والمشتريات والفعاليات، والإشراف على الفريق الإداري وقياس الأداء. وتتكامل هذه المهارات لجعل وظيفة المكتب فعّالة ومنضبطة وموثوقة.
ما هي الأدوات أو المنهجيات أو المعايير التي تغطيها دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين"؟
تغطي الدورة أطر معايير الخدمة، ومصفوفة أيزنهاور والجدولة المفوَّضة، وصيغ مذكرات الإحاطة وأوراق القرار، وضبط المستندات والسجلات السرية، وتفكير لين وأنواع الهدر الثمانية، ورسم خرائط العمليات، ودورات PDCA للتحسين، ومصفوفات حوكمة RACI، وضوابط ميزانية المكتب والنثريات، وممارسات المشتريات والتنسيق مع الموردين، وقوائم فحص الفعاليات والبروتوكول، ومؤشرات أداء الخدمة، ونموذج التدريب GROW، ونموذج SBI للتغذية الراجعة.
كيف يتم تطبيق ما تتضمنه دورة "المهارات المتقدمة لمديري المكاتب الأولين" في بيئة العمل الفعلية؟
يقيّم المشاركون نضج مكتبهم ويعيدون تصميم عملية بضوابط حوكمة ويبنون نظام معلومات للقيادة في مكتبهم. كما يعدّون خطة تنسيق للميزانية والفعاليات ويتدربون على محادثات التدريب والإشراف بتمثيل الأدوار ويكملون خطة عمل لمدة 90 يومًا لإدارة المكتب الأول
شركاء في التعلم والتطوير
يشمل شركاؤنا في التعلم شركات ومؤسسات رائدة تثق في مركز جينتكس للتدريب لتقديم دورات تدريبية احترافية وبرامج تطوير مهني عالية الجودة. معًا نقدم برامج تدريبية مؤثرة تدعم تنمية المهارات، وتطوير القيادات، وتعزيز التميز المؤسسي من خلال دورات تدريبية دولية مصممة لتلبية احتياجات مختلف القطاعات.
.png)
